W udzieleniu odpowiedzi na pytanie, czy paczki pracownicze można odliczyć od kosztów uzyskania przychodów, pomocne będzie ustalenie, czym właściwie jest ten prezent. Jeśli przyjmiemy – podobnie jak spora grupa przedsiębiorców – że to forma darowizny, to zgodnie z tą interpretacją, nie będziemy musieli naliczać od nich PIT i odprowadzać składek ZUS. Jednak niestety nie zawsze jest to tak jednoznaczne i oczywiste, dlatego warto bliżej przyjrzeć się kwestii prezentów pracowniczych w świetle obowiązującego prawa podatkowego.
Gdy prezent dla pracownika jest darowizną
Popularna interpretacja mówi o tym, że prezent dla pracownika jest darowizną. W tym przypadku do ustalenia, czy należy od niego odprowadzić podatek, czy nie znajdują zastosowanie ogólne przepisy, głównie ustawa o podatku od spadków i darowizn. Mówią one, że nabywcy z grupy III (czyli niespokrewnieni ze sobą – w tym wypadku pracownicy) są zwolnieni z opodatkowania, gdy otrzymają rzeczy lub prawa majątkowe w kwocie do 5733 zł[1].
Paczka pracownicza – w tym rozumieniu – nie stanowi przychodu pracownika, dlatego:
- firma nie potrąca z tego tytułu zaliczki na PIT,
- nie odprowadza z tego tytułu składki ZUS,
- nie płaci składek z własnych środków.
Czy są minusy takiego rozwiązania? Niestety tak. Jeśli pracodawca zdecyduje się zakwalifikować paczki pracownicze jako darowizny, wówczas nie zaliczy wydatku, jaki poniósł do kosztów podatkowych.
Czy paczka prezentowa stanowi przychód pracownika?
Jak już wspomnieliśmy, wokół paczek pracowniczych, ale też innych form upominkowych, dodatków i świadczeń wypłacanych pracownikom, krąży wiele pytań i niejasności. Powołując się m.in. na linię interpretacyjna organów podatkowych i wyroki Trybunału Konstytucyjnego, rozważmy sytuację, w której prezent nie jest darowizną. Czy faktycznie może się tak zdarzyć? Okazuje się, że tak.
Przychody pracownika to wszystko to, co otrzymuje on od pracodawcy – według organów podatkowych, są to wszystkie formy wynagrodzenia (materialne i niematerialne) wynikające z umowy i przepisów obowiązującego prawa. Dotyczy to świadczeń pieniężnych, świadczeń w naturze i ich ekwiwalentów. Co natomiast z paczkami prezentowymi, które można wręczać z różnych okazji, także wtedy, gdy pracownik przechodzi na emeryturę? Jeśli są formą gratulacji, podziękowania, docenienia zasług (a nie gratyfikacji za pracę, np. za nadgodziny), wówczas stanowią darowiznę.
Nieco inaczej jest wtedy, gdy umowa o pracę czy wewnętrzny regulamin przewiduje – jako formę wynagrodzenia – nie tylko świadczenia pieniężne, ale też upominki.
Czy paczki kwalifikują się jako koszty reprezentacji?
Można też zastanawiać się, czy paczki nie są traktowane jako forma reprezentacji. Nie – jeśli są przeznaczone dla pracowników. W zamyśle reprezentacja ma służyć kreowaniu wizerunku i budowaniu relacji z kontrahentami. Zatem paczki prezentowe dla klientów czy partnerów biznesowych kwalifikują się do tego i nie stanowią kosztów podatkowych.
A co z prezentami, które służą użytkowi wspólnemu w biurze?
Bywa, że pracodawca decyduje się zamówić paczki zbiorcze dla pracowników z myślą o tym, że będą one użytkowane w biurze. Dotyczy to np. dań na firmową wigilię, pączków na Tłusty Czwarte, kawy, herbaty i słodyczy do kuchni. Jeśli paczka delikatesowa składa się z produktów spożywczych i jest kupowana po to, aby osiągnąć przychód lub zwiększyć go (a tak się stanie, jeśli obdarowani pracownicy będą pracowali z większym zaangażowaniem), wówczas stanowią one koszt uzyskania przychodów i są odpowiednio opodatkowane.
Paczki pracownicze w świetle regulacji podatkowych
Najogólniej mówiąc, jeśli paczka pracownicza stanowi darowiznę i jest formą nagrody nieprzewidzianą przez umowę czy regulamin (poza świadczeniem pieniężnym), kwalifikuje się jako darowizna. Do konkretnej kwoty jest ona zwolniona z podatków i składek na ubezpieczenie zdrowotne, ale pracodawca nie może zakwalifikować jej jako kosztu uzyskania przychodu.
Inaczej wygląda to z paczkami reprezentacyjnymi, których nie można dawać pracownikom, lecz kontrahentom i klientom zewnętrznym. Można też zastanowić się nad paczką zbiorczą, która stanowi wyposażenie kuchni użytkowanej w biurze przez pracowników. Jej zakup będzie kosztem uzyskania przychodu i jako taki może zostać uwzględniony przy obliczaniu wysokości zobowiązania podatkowego.
Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości co do tego, czy paczka pracownicza może zostać odliczona od kosztów, czy raczej powinna być potraktowana jako darowizna, skonsultuj się z doradcą podatkowym.
